- Was ist die RTO-Debatte – Definition und Hintergrund
- Mögliche Vor- und Nachteile (aus Sicht der Mitarbeitenden und aus Sicht des Unternehmens)
- Remote Work – Trends und Statistiken
- Einführung von einem Hybriden-Modell, welches alle zufrieden stellt
- Strategien und Tipps, um Mitarbeitende dazu zu motivieren, ins Office zu kommen
- Fazit
Was ist die RTO-Debatte – Definition und Hintergrund
Durch die Covid-19-Pandemie ist der Begriff Homeoffice nicht mehr wegzudenken – seit dem Rückgang der Krankheit ist aber längst nicht alles wieder beim Alten. Viele waren mit dem Homeoffice sehr zufrieden und möchten diesen Zustand gerne weiter beibehalten. Einige Unternehmen sind jedoch dagegen und möchten ihre Belegschaft wieder zurück ins Büro ordern. Die sogenannte Return-to-Office-Debatte wurde entfacht. Immer mehr Arbeitgeber führen Anwesenheitspflichten oder limitierte Homeoffice-Regeln ein. Die Gründe dafür sind vielfältig, neben bestehenden Immobilienkosten für ungenutzte Bürofläche schwindet der Überblick über die Produktivität der Mitarbeitenden. Die Deutsche Bank hat beispielsweise ihre Homeoffice-Regelungen verschärft, davon betroffen sind v. a. die Werktage Montag und Freitag. Der Grund dafür ist, dass diese beiden Tage am beliebtesten sind, um remote zu arbeiten.
Unispace hat eine Studie durchgeführt, um das Thema Homeoffice und Return-to-Office genauer zu beleuchten. Konsequenzen der Office-Pflicht sind starke Fluktuationsanstiege während des ohnehin wachsenden Fachkräftemangels. Außerdem hat fast ein Drittel Schwierigkeiten, neue Arbeitskräfte zu finden. 48% der Arbeitgeber vertreten laut der Studie von Unispace zudem die Ansicht, häufige Remotearbeit bedeute geringere Aufstiegschancen. Das ist allerdings nur 67% der Arbeitnehmenden bekannt, die mangelnde Kommunikation bewirkt ein schlechteres Vertrauen sowie eine verminderte Mitarbeiterbindung.
Mögliche Vor- und Nachteile (aus Sicht der Mitarbeitenden und aus Sicht des Unternehmens)
In Präsenz sind Einarbeitung, persönlicher Austausch und das Vorleben der Unternehmenskultur einfacher für Arbeitgeber. Auch das Design des Büros und dessen Einrichtung spiegeln sowohl die Marke als auch die Kultur des Unternehmens wider. Durch die Anwesenheit sind eine direkte Kommunikation sowie die Übersicht, wer was tut, einfacher für die Führungskräfte. Während 83% der Arbeitgeber der Meinung sind, das Büro sei so ausgelegt, dass die Mitarbeitenden produktiv arbeiten können, geben 58% der Arbeitnehmer an, im Büro Schwierigkeiten zu haben, effektiv ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Arbeitgeber glauben überwiegend, Arbeitnehmer wollen nicht ins Büro, da sie durch fehlendes Pendeln Zeit gewinnen, die Anfahrt vermeiden wollen und während der Arbeit Zeit für Care-Arbeit verlieren. Tatsächlich wollen Arbeitnehmende nicht ins Büro zurück, da sie mehr Privatsphäre im Homeoffice haben, zuhause effektiver arbeiten können und produktiver sind.
Die Remotearbeit birgt aber auch Schattenseiten für die Angestellten. 59% gaben an, unter Burnout zu leiden, da sie sich verpflichtet fühlen, ständig online zu sein und 62% empfinden durch das Homeoffice weniger Mitspracherecht in Meetings. Wie bereits beschrieben sinken in einigen Unternehmen zudem die Aufstiegschancen durch häufiges Arbeiten von zuhause.
Homeoffice bringt nicht nur Vorteile für die Mitarbeitenden, sondern auch für das Unternehmen. Durch das Vertrauen wird die Mitarbeiterbindung gestärkt und jeder kann sein individuelles Setting für möglichst viel Produktivität wählen. Außerdem können durch den geringeren Büronutzungsflächenbedarf Miets-, Internet-, Energie- und Wasserkosten eingespart werden.
All diese Punkte zeigen auf, wie ausbaufähig die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Angestellten ist. Durch mehr Austausch würde mehr Klarheit entstehen und die Zusammenarbeit begünstigt.
Präsenzarbeit
| Vorteile | Nachteile |
| – Einarbeitung und persönlicher Austausch – Unternehmenskultur und Bürodesign – Direkte Kommunikation – Übersicht für Führungskräfte | – Sinkende Produktivität von manchen Mitarbeitenden – Pendeln – Work-Life-Balance |
Homeoffice
| Vorteile | Nachteile |
| – Privatsphäre und Effektivität – Kostenersparnis für Unternehmen – Individuelles Arbeitsumfeld – Mitarbeiterbindung | – Burnout-Risiko steigt – Weniger Mitspracherecht – Schlechtere Karrierechancen |
Remote Work – Trends und Statistiken
In der heutigen Arbeitswelt stehen Arbeitgeber vor der zunehmenden Herausforderung, ihre Mitarbeitenden zufriedenzustellen und zu engagieren. Die Unispace-Umfrage ergab, dass 74% der Arbeitgeber diese Schwierigkeit spüren. Ein interessanter Trend ist die Präferenz für bestimmte Arbeitsumgebungen: Während Tätigkeiten, die intensive Konzentration erfordern, oft im Homeoffice bevorzugt werden, ziehen viele Mitarbeitende kollaborative Arbeiten im Büro vor. Ein Hybridmodell, das beide Bedürfnisse berücksichtigt, könnte hier die Lösung sein.
Des Weiteren ergab die Umfrage, dass die durchschnittliche Präferenz bei 2,8 Tagen Büroarbeit pro Woche liegt, wobei nur 33% angaben, vier oder mehr Tage im Büro arbeiten zu wollen. Interessanterweise verbringen jedoch 50% der befragten Arbeitnehmer bereits vier oder mehr Tage im Büro. Die Freiwilligkeit, ins Office zurückzukehren, ist ein entscheidender Faktor, da Mitarbeitende eher dazu neigen, wenn es keine strikte Anwesenheitspflicht gibt. Um Mitarbeitende ins Büro zu locken, muss der Arbeitsplatz also attraktiv gestaltet sein und zusätzliche Annehmlichkeiten bieten. Leider berichteten 53% der Befragten, dass ihr Arbeitsplatz keine Einrichtungen für das Wohlbefinden wie Ruhe- oder Gebetsräume bietet. In Deutschland fühlen sich 52% der Mitarbeitenden im Büro durch Unterhaltungen und häufige Meetings abgelenkt, was sich negativ auf ihre Produktivität auswirkt.
Ein weiterer Aspekt, der die Arbeitsplatzpräferenzen beeinflusst, ist das Alter der Mitarbeitenden. Jüngere Arbeitnehmende bevorzugen oft Homeoffice und zeigen eine starke Präferenz für ein 4-Tage-Wochenmodell. Einige sind sogar bereit, alle vier Tage im Büro zu arbeiten. Diese Dynamik hat auch Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung, da eine hohe Fluktuation einen Teufelskreis aus Kündigungen und Abgängen schaffen kann. Es gibt auch einige Bedenken bezüglich des Homeoffice: Es könnte die Karriereentwicklung verzögern, und nicht alle Unternehmen kommunizieren dies klar. Einige Mitarbeitenden sind sogar bereit, Gehaltseinbußen hinzunehmen, um die Möglichkeit des Homeoffice zu erhalten.
Einführung von einem Hybriden-Modell, welches alle zufrieden stellt
Menschen kommen lieber ins Büro, wenn sie einen festen Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz haben. Hotdesking aufgrund eines hohen Homeofficeanteils macht aber aus Effizienzgründen Sinn. Bei einem Schreibtischbuchungssystem konnte beobachtet werden, dass Mitarbeitende eher kommen, wenn sie reserviert haben. Es ist ironisch, dass ein fester Schreibtisch die Hotdesker eher ins Büro locken würde, das Hotdesking aber wegen des Homeoffice eingeführt wurde. In Deutschland ist Hotdesking im globalen Schnitt weniger verbreitet, aber die Hälfte der Betroffenen würde her ins Büro kommen, wenn sie einen festen Arbeitsplatz hätten.
In Bezug auf die Arbeitszeitgestaltung gibt es zunehmendes Interesse an der Vier-Tage-Woche, mit 78% der Arbeitgeber, die bereit sind, sie zu testen. Ein Hybridmodell, welches eine Mischung aus Büro- und Homeoffice-Arbeit ermöglicht, wird von 42% der Arbeitgeber unterstützt. Die Vier-Tage-Woche könnte daher ein vielversprechender Mittelweg sein, um die Bedürfnisse von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden zu vereinen. Im Falle einer Vier-Tage-Woche wären Mitarbeitende bereit, öfter ins Büro zu kommen. Viele Arbeitgeber sowie Arbeitnehmenden wären bereit, bei einer 4–Tage-Woche eine ganzwöchige Office-Präsenz zu haben. Das wäre ein möglicher Kompromiss, weniger Arbeitszeit und dafür im Büro.
Während der Great Resignation 2021 kam es aufgrund der Covid-19-Pandemie zu einer großen Kündigungswelle, Daher sollte Mitarbeiterbindung das oberste Gebot sein. Es geht um die Frage, wie man die Bedürfnisse der beiden Gruppen auf einen Nenner bringen und die Produktivität steigern kann, dabei ist Kompromisse zu finden der Schlüssel, das gelingt am besten durch das Einholen von Feedback. Eine Möglichkeit sind Pulsbefragungen, so kann schnell abgeklärt werden, was die Mitarbeitenden brauchen und wie es ihnen aktuell geht. Auch eine psychische Gefährdungsbeurteilung kann aussagekräftig sein, um das psychische Befinden der angestellten abzuschätzen. Solche Feedbackanfragen zeigen, dass sich das Unternehmen um die Mitarbeitenden sorgt und stärkt die Retention (sofern die Folgeprozesse angemessen und transparent sind).
Strategien und Tipps, um Mitarbeitende dazu zu motivieren, ins Office zu kommen
In Zeiten des Fachkräftemangels riskiert man durch strenge Anwesenheitspflichten, wertvolle Mitarbeitende zu verlieren. Da Retention günstiger und effizienter ist als Recruiting, empfehlen wir andere Maßnahmen:
Unterstützung von Eltern
Viele bevorzugen das Homeoffice, da sie so Familie und Karriere besser vereinen können. Einigen wird dadurch ein früherer Wiedereinstieg ins Berufsleben ermöglicht. Eine externe Betreuung ist oftmals teuer. Als Unternehmen können Sie diese Möglichkeit unterstützen, indem Sie die Betreuung bezuschussen oder exklusive Deals mit Kindertagesstätten in der nahen Umgebung eingehen. Je nach Größe des Unternehmens ist auch eine eigene Betriebskindertagesstätte denkbar.
Für stillende Mütter einen Raum bereitzustellen, um privat und geschützt Milch abpumpen oder stillen zu können, erhöht ebenso die Attraktivität des Arbeitsplatzes. Diese intime Tätigkeit sollte nicht im Büro oder gar auf der Toilette passieren müssen. Gehen Sie auf Mütter zu und fragen Sie, ob es weitere Möglichkeiten gibt, sie zu unterstützen. Im ersten Lebensjahr des Kindes stehen jeder erwerbstätigen Mutter bezahlte Freistellungen zu. Diese betragen 60 min, ab 8 Stunden zusammenhängender Arbeit sind es insgesamt 90 min.
Essen und Snacks
Liebe geht bekanntlich durch den Magen – fragen Sie nach, was Ihre Mitarbeitenden gerne in der Arbeit essen oder snacken würden. Auch die Bereitstellung von Getränken hat einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit. So kann sich eine Siebträgermaschine für die Kaffeeliebenden oder eine Limonadenauswahl im Bürokühlschrank langfristig auszahlen. Stellen Sie Lebensmittel für verschiedene Ernährungsformen bereit, beispielsweise Pflanzenmilch oder zuckerfreie Snacks.
Besonders gesunde Kost bietet viele Vorteile. Nicht alle Mitarbeitenden haben die Zeit und Geduld, für jeden Tag gesundes Essen für die Mittagspause vorzubereiten. Hierbei kann das Unternehmen unterstützen, denn laut dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft steigt die Leistung der Mitarbeitenden durch gesunde Ernährung und die Krankheitstage verringern sich.
Wir bei HRinstruments haben einen monatlichen gemeinsamen Lunch, für den die Firma aufkommt. Die Teilnahme ist freiwillig und wird gerne genutzt. Das gesellige Beisammensein stärkt die Zusammenarbeit sowie Retention. Außerdem steht eine Frühstücksbar mit überwiegend gesunden Müslizutaten bereit, seit eine Mitarbeiterbefragung ergeben hat, was sich die Belegschaft wünscht.
Auch besondere Anlässe, wie ein Jubiläum oder Feiertage können mit einem besonderen Lunch gefeiert werden. Die gefeierte Person kann dann aussuchen, wo Essen bestellt wird. Durch das Einbeziehen der Mitarbeitenden kann die Retention gefördert werden. Der Umfang dieser Feierlichkeiten hängt natürlich von den finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens ab. Ein junges Startup kann beispielsweise nicht dasselbe bieten, wie ein mittelständisches Unternehmen.
Ruhe und Privatsphäre schaffen
Einigen sagen die Ruhe und Privatsphäre im Homeoffice mehr zu als die Geselligkeit und Lautstärke im Büro. Bei Stille sowie in einem gewohnten Umfeld kann man sich besser konzentrieren und effektiver arbeiten. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, ob Sie diese Ruhe im Büro weiter ausbauen können. Manchmal haben Schallmauern oder Trennwände eine große Wirkung. Auch geräuschunterdrückende Kopfhörer bzw. Headsets sind wichtig.
Erlauben Sie Ihren Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz gemütlicher zu gestalten, beispielsweise durch Pflanzen und Bilder. Auch ein Rückzugsort für sensible Gespräche muss vorhanden sein. Ein Mitarbeitergespräch oder eine Unterhaltung mit der Personalabteilung darf nicht vor anderen stattfinden, dafür muss ein geschützter Rahmen gegeben sein. Dazu eigenen sich ein gesonderter Raum oder schalldichte Meeting-Cubes. Bei gutem Wetter ist es auch möglich, ein Gespräch unter freiem Himmel abzuhalten.
Manche fühlen sich womöglich durch die Anwesenheit von Führungskräften stark beobachtet oder unter Druck gesetzt. Geben Sie Ihren Führungskräften die Möglichkeit, auch Feedback von ihren Teams einzuholen, dadurch können sie blinde Flecken erkennen, um besser einzuschätzen, wie sie auf Ihre Mitarbeitenden wirken und wie sie ihren Führungsstil sowie ihre Kompetenzen nachhaltig verbessern können. Wenn Sie Ihren Angestellten zeigen, dass auch die Führungskräfte deren Meinung und Feedback schätzen, wird sich das Arbeitsklima stark verbessern.
Onboarding vor Ort
Das Onboarding von neuen Kolleginnen oder Kollegen vor Ort durchzuführen, birgt viele Vorteile. Die Personen lernen nicht nur die Räumlichkeiten, sondern auch andere Mitarbeitende kennen. Bürokratie kann gleich vor Ort erledigt und ggf. erklärt werden, wodurch das Hin- und Herschicken von Dokumenten mit sensiblen Daten vermieden werden kann. Auch Feedback kann in Person einfacher ausgetauscht werden. Regelmäßige Feedbackgespräche helfen neuen Angestellten bei der Eingewöhnung sowie der HR-Abteilung, das Onboarding-Verfahren stetig zu verbessern. Hierbei ist Onboarding-Feedback essenziell.
Mithilfe eines Buddy-Programms haben neue Mitarbeitende stets eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner. Bei Fragen, Sorgen oder Hilfsbedarf steht jemand auf einer ähnlichen Hierarchiestufe zur Verfügung.
Flexibilität
Für viele Arbeitnehmende bedeutet Homeoffice mehr Flexibilität. Diese kann auch anderweitig geschaffen werden, beispielsweise durch flexible Arbeitszeiten. In einigen Büros herrscht eine klare Kernarbeitszeit. Diese aufzulockern kann mitunter dazu beitragen, dass Mitarbeitende ihren Alltag umgestalten und zu Zeiten ins Büro kommen, die für sie angenehmer / praktischer sind. Manch einer steht gern früher auf, andere können erst ab 10 Uhr produktiv werden.
Durch individuelle Arbeitszeiten kann auch Stau im Straßenverkehr verringert werden, das ist sowohl zeitsparend als auch umweltfreundlich. Ebenso reduziert es den Stress auf dem Weg zur Arbeit und nach Hause.
Weisen Sie Ihre Beschäftigten jedoch darauf hin, dass flexible Arbeitszeiten zur Selbstausbeutung verführen können. Insbesondere Männer sind davon betroffen, 40% der Männer im Homeoffice kommen abends nicht zur Ruhe, 5% der Frauen.
Ausstattung des Arbeitsplatzes
Investieren Sie in ergonomische und qualitativ hochwertige Arbeitsplätze. Befragen Sie dazu auch Ihre Mitarbeitenden. Höhenverstellbare Schreibtische (um auch im Stehen arbeiten zu können), ergonomische Stühle, moderne Technik, geräuschunterdrückende Headsets, hochauflösende Kameras – bieten Sie ihren Mitarbeitenden eine Umgebung, in der sie gerne und produktiv arbeiten können.
Auch die Bereitstellung von Team- und Konferenzräumen für Besprechungen ist hilfreich, wie bereits unter Ruhe und Privatsphäre aufgeführt.
Inklusion und Diversität – schaffen Sie einen Ort, an dem sich alle Mitarbeitende wohlfühlen. Niemand sollte Angst haben, zur Arbeit zu gehen. Durch eine psychische Gefährdungsbeurteilung können Sie erfassen, wie wohl und gesehen sich alle fühlen. Wie bei allen Feedbackprozessen sind auch hier sichtbare Folgeprozesse entscheidend. Nehmen Sie die Anliegen ernst und zeigen Sie, dass alle willkommen sind.
Arbeitsweg-Bezuschussung
Sowohl Benzin als auch öffentliche Nahverkehrsmittel können teuer sein. Viele entscheiden sich für Homeoffice, um diese Kosten zu sparen. Wenn Sie die Möglichkeit bieten, die Reisekosten zu unterstützen, nehmen Sie ihren Mitarbeitenden eine Sorge. Durch eine Befragung können Sie schnell feststellen, welche Verkehrsmittel ihre Angestellten nutzen. Auch Firmenwagen oder -Fahrräder können ein Anreiz für viele sein. Mit dem Rad zur Arbeit zu fahren, macht den Kopf frei und begünstigt die Produktivität.
Bürohunde
Nicht nur seine Kinder lässt man ungern allein zuhause, auch Hunde brauchen Gesellschaft. Noch dazu haben die Vierbeiner viele positive Effekte auf das Unternehmen. Sie senken nachweislich den Blutdruck im Büro, verringern die Burn-out-Rate, steigern die Produktivität der Mitarbeitenden und lockern das Arbeitsklima auf. Sie können die Zahlen selbst überprüfen, indem Sie in regelmäßigen Abständen Pulsbefragungen durchführen und die Ergebnisse mit und ohne Bürohunde vergleichen. In Abbildung 1 erkennt man deutlich, wie das Stresslevel in einem Büro durch Hunde gesenkt werden kann. Auch beobachtete eine Studie im International Journal of Workplace Health Management, dass sich vermehrt Mitarbeitende den Spaziergängen in der Mittagspause anschlossen, was die Zusammenarbeit stärkt.
Der Bundesverband Bürohund gibt hilfreiche Tipps für das Aufstellen von Regeln und die Auswahl, welche Hunderassen und -Persönlichkeiten sich gut für das Office eigenen.
Es gilt jedoch, auf Menschen mit einer Hundehaarallergie zu achten. Je nach Schwere der Allergie kann es reichen, wenn sich die Hunde nicht im selben Raum aufhalten. Wie gut das umsetzbar ist, hängt von den Räumlichkeiten und Team-Strukturen ab.
Bürohunde sind nicht nur für bestehende Mitarbeitende attraktiv, auch für künftige kann es das Argument sein, dass überzeugt. Sei es jemand mit Hund oder eine Person, die Hunde liebt, aber keinen eigenen besitzt.
Fazit
Oftmals ist eine Office-Pflicht gar nicht nötig, um die Anwesenheit im Büro zu steigern. Durch freiwillige Angebote können Anreize geschaffen werden, die die Anwesenheit attraktiver gestalten und die Zusammenarbeit gleichzeitig steigern. Die Retention kann durch Freiwilligkeit und dem Einbezug von Rückmeldungen aus der Belegschaft begünstigt und die Fluktuation verringert werden. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, was sie sich wünschen und was sie brauchen, um effizient arbeiten zu können. Mittels Pulsbefragungen zwischendurch und regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen sowie psychischen Gefährdungsbeurteilungen können Sie genau ermitteln, wie sich die Belegschaft fühlt und dementsprechende Maßnahmen ergreifen.
